Polityka Prywatności

1. Administrator i zakres polityki

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Nazwa: DERMES SP. Z O.O.
Siedziba: ul. Doktora Mieczysława Orłowicza 117, 58-309 Wałbrzych
NIP: 8863030844
REGON: 527220110
KRS: 0001076139
Kapitał zakładowy: 5 000,00 zł

Kontakt w sprawie danych osobowych: info@dermes.store

Administrator informuje, że nie powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD) i wykonuje obowiązki z zakresu ochrony danych samodzielnie.

Niniejsza polityka dotyczy dwóch obszarów działalności Administratora:

Sklep internetowy dermes.store

Zakupy w sklepie, konto klienta, newsletter i SMS, opinie, pliki cookies, a także zamówienia składane w naszej ofercie na platformach sprzedażowych (Allegro, eMAG, Ceneo, Empik) oraz kontakt przez nasze profile w mediach społecznościowych.

Aplikacja Dermes Hub

Wewnętrzna aplikacja analityczna Administratora, używana wyłącznie przez upoważnionych pracowników do obsługi zamówień, rozliczeń i oceny skuteczności sprzedaży oraz marketingu. Aplikacja nie jest udostępniana klientom ani osobom trzecim. Szczegóły: punkt 4 i punkt 5.

2. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od tego, w jaki sposób korzystasz z naszych usług, przetwarzamy następujące kategorie danych:

Dane zamówienia i konta: imię i nazwisko, adres dostawy i adres do faktury, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy i NIP (jeśli kupujesz jako firma), zamówione produkty, kwoty, sposób dostawy i płatności.
Dane z platform sprzedażowych: jeśli kupujesz nasze produkty na Allegro, eMAG, Ceneo lub Empik, platforma przekazuje nam dane niezbędne do realizacji zamówienia (jak wyżej).
Dane płatności: status i identyfikator transakcji, a przy przelewie tradycyjnym – dane nadawcy i tytuł przelewu. Nie mamy dostępu do pełnych numerów kart płatniczych.
Dane komunikacji marketingowej: adres e-mail lub numer telefonu podany przy zapisie, informacja o doręczeniu, otwarciu wiadomości i kliknięciu w link.
Dane o wizycie w sklepie: informacje zapisywane przez pliki cookies (zgodnie z Twoimi ustawieniami zgód) oraz – dla zamówień złożonych w sklepie dermes.store – źródło wizyty, która zakończyła się zamówieniem (np. newsletter, SMS, media społecznościowe, wyszukiwarka; parametry UTM, strona wejścia, adres strony odsyłającej).
Korespondencja i reklamacje: treść wiadomości, zgłoszeń reklamacyjnych i zwrotów.
Opinie: treść i ocena opinii o sklepie lub produkcie, jeśli zdecydujesz się ją wystawić.
Dane kontrahentów: dane z faktur zakupowych i kosztowych (w tym z Krajowego Systemu e-Faktur), jeśli jesteś naszym dostawcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą.
Dane użytkowników aplikacji Dermes Hub: służbowy adres e-mail pracownika używany do logowania oraz techniczne dzienniki dostępu.

3. Cele, podstawy prawne i wymóg podania danych

Przetwarzamy Twoje dane w konkretnych celach. Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy (złożenia zamówienia) lub otrzymania faktury.

A. Realizacja zamówienia i Konto Użytkownika

Cel: Założenie konta, przyjęcie i wysyłka zamówienia (także z platform sprzedażowych), obsługa płatności, zwrotów i reklamacji.
Podstawa: Niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Wymóg: Podanie danych adresowych i kontaktowych jest konieczne do realizacji zamówienia. Ich brak uniemożliwi wysyłkę.

B. Obowiązki podatkowe i księgowe

Cel: Wystawienie faktury, rozliczenie płatności, prowadzenie ksiąg rachunkowych, obsługa e-faktur w KSeF.
Podstawa: Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Wymóg: Podanie NIP-u (dla firm) jest obowiązkowe.

C. Newsletter i powiadomienia SMS

Cel: Przesyłanie informacji o promocjach i nowościach e-mailem lub SMS-em oraz pomiar, czy wiadomość została doręczona, otwarta i czy kliknięto zawarty w niej link.
Podstawa: Twoja dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); pomiar skuteczności – prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

D. Odzyskiwanie porzuconego koszyka

Cel: Przypomnienie o niedokończonych zakupach.
Podstawa: Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ułatwieniu powrotu do zakupów, realizowany wyłącznie w przypadku, gdy wyraziłeś na to zgodę (np. poprzez akceptację odpowiednich plików cookies lub będąc zalogowanym użytkownikiem, który wyraził zgodę na komunikację).

E. Opinie o sklepie i produktach

Cel: Zaproszenie do wystawienia opinii po zakupie i publikacja opinii w sklepie.
Podstawa: Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); publikacja opinii – Twoja zgoda wyrażona przy jej wystawieniu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

F. Analityka sprzedaży i skuteczności marketingu (aplikacja Dermes Hub)

Cel: Analiza rentowności zamówień i kanałów sprzedaży, ustalenie, które działania marketingowe (newsletter, SMS, media społecznościowe, reklamy) doprowadziły do zamówienia, obsługa klienta na podstawie historii zamówień oraz planowanie oferty i promocji.
Podstawa: Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu i rozwijaniu działalności oraz ocenie kosztów i efektów sprzedaży.
Twoje prawo: Możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania (punkt 9).

G. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Podstawa: Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

H. Profile w mediach społecznościowych

Cel: Publikowanie treści na profilach Dermes (Facebook, Instagram) i odpowiadanie na wiadomości oraz komentarze.
Podstawa: Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Aplikacja Dermes Hub

Dermes Hub to wewnętrzna aplikacja internetowa Administratora, która zbiera w jednym miejscu dane z systemów używanych do prowadzenia sprzedaży. Nie jest to usługa dla klientów – nie można w niej założyć konta, a korzystać z niej mogą wyłącznie upoważnieni pracownicy Dermes Sp. z o.o. po zalogowaniu.

Skąd aplikacja pobiera dane

System obsługi zamówień BaseLinker – zamówienia ze sklepu dermes.store i platform sprzedażowych (dane wymienione w punkcie 2).
Platforma Shopify – opłaty za płatności oraz źródło wizyty, która zakończyła się zamówieniem w sklepie dermes.store.
Program sprzedażowo-magazynowy – ceny zakupu produktów i dokumenty sprzedaży (faktury, paragony).
Narzędzia do wysyłki newslettera i SMS – zbiorcze statystyki kampanii oraz informacja o doręczeniu SMS i kliknięciu w link.
Faktury kosztowe i wyciągi bankowe – rozliczenia z kontrahentami, platformami i dostawcami usług.
Usługi Google (Google Ads, Google Analytics) – koszty i skuteczność reklam na firmowych kontach Dermes (punkt 5).
Meta (Facebook, Instagram) – aplikacja publikuje materiały promocyjne na firmowych profilach Dermes; nie pobiera danych osób obserwujących profile.

Zasady przetwarzania w aplikacji

Minimalizacja: aplikacja przetwarza tylko dane potrzebne do celów opisanych w punkcie 3 (lit. A, B, C i F).
Brak zautomatyzowanych decyzji: aplikacja przygotowuje zestawienia i analizy; nie podejmuje wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających.
Lokalizacja danych: baza danych aplikacji znajduje się na serwerach w Unii Europejskiej (Frankfurt, Niemcy).
Bezpieczeństwo: dostęp do aplikacji wymaga zalogowania; baza danych nie jest dostępna publicznie; klucze dostępu do zewnętrznych systemów są przechowywane w postaci zaszyfrowanej po stronie serwera; cała komunikacja odbywa się szyfrowanym połączeniem (HTTPS/TLS).
Brak sprzedaży danych: dane przetwarzane w aplikacji nie są sprzedawane ani udostępniane w celach marketingowych innym podmiotom.

5. Dane z usług Google (Google API)

Aplikacja Dermes Hub łączy się z interfejsami API Google na podstawie zgody udzielonej w oknie logowania Google (OAuth) przez pracownika administrującego firmowymi kontami Dermes. Ten punkt opisuje, jakie dane Google aplikacja pobiera, w jakim celu, jak je przechowuje i udostępnia oraz jak można cofnąć dostęp.

Jakie dane pobieramy

Google Ads API (zakres https://www.googleapis.com/auth/adwords) – wyłącznie odczyt danych z kont reklamowych należących do Dermes Sp. z o.o.: identyfikatory i nazwy kont oraz kampanii, dzienne statystyki kampanii (wyświetlenia, kliknięcia, koszt, konwersje, wartość konwersji) oraz sumy rozliczeń.
Google Analytics (zakres https://www.googleapis.com/auth/analytics.readonly) – wyłącznie odczyt zbiorczych raportów o ruchu w sklepie dermes.store (liczba sesji, źródła ruchu, konwersje).
Token dostępu OAuth – techniczny klucz wydany przez Google, który pozwala aplikacji pobierać powyższe dane bez ponownego logowania.

Aplikacja nie pobiera treści poczty, kontaktów, plików, kalendarza ani danych profilu konta Google (imienia, zdjęcia, adresu e-mail), nie pobiera danych osobowych osób, którym wyświetlane są reklamy, i nie wprowadza żadnych zmian na kontach Google Ads ani w Google Analytics.

W jakim celu używamy danych Google

Ujęcie kosztów reklamy w wewnętrznym rachunku wyników firmy (przychody, koszty, marża).
Ocena skuteczności kampanii reklamowych Dermes – zestawienie kosztu reklamy ze sprzedażą i marżą produktów.
Uzgadnianie kosztów reklamy z dokumentami księgowymi.

Dane z usług Google nie są wykorzystywane do żadnych innych celów. W szczególności nie sprzedajemy ich, nie używamy do wyświetlania reklam, do profilowania, do oceny zdolności kredytowej ani do trenowania ogólnych modeli sztucznej inteligencji lub uczenia maszynowego.

Przechowywanie i ochrona danych Google

Pobrane statystyki zapisywane są w bazie danych aplikacji na serwerach w Unii Europejskiej (Frankfurt, Niemcy), bez publicznego dostępu.
Tokeny OAuth przechowywane są jako zaszyfrowane sekrety po stronie serwera – nie trafiają do przeglądarki, kodu źródłowego ani do innych systemów.
Dane są wyświetlane wyłącznie zalogowanym, upoważnionym pracownikom Dermes Sp. z o.o. w raportach aplikacji.

Udostępnianie danych Google

Nie udostępniamy, nie sprzedajemy ani nie przekazujemy danych z usług Google podmiotom trzecim. Styczność z nimi mają wyłącznie dostawcy infrastruktury działający na nasze zlecenie jako podmioty przetwarzające (Cloudflare – hosting aplikacji; Supabase – baza danych w UE). Dane mogą zostać ujawnione tylko wtedy, gdy wymagają tego przepisy prawa.

Okres przechowywania, usunięcie i cofnięcie dostępu

Zbiorcze statystyki kosztów reklam przechowujemy przez okres wymagany przepisami o rachunkowości i podatkach (5 lat od końca roku, którego dotyczą).
Token OAuth przechowujemy do czasu cofnięcia dostępu lub zakończenia korzystania z integracji – wtedy jest usuwany.
Na żądanie wysłane na adres info@dermes.store usuwamy dane pobrane z usług Google w ciągu 30 dni, o ile przepisy prawa nie nakazują ich dalszego przechowywania.
Dostęp aplikacji do konta Google można w każdej chwili cofnąć na stronie myaccount.google.com/permissions. Po cofnięciu aplikacja przestaje pobierać dane.

Zgodność z zasadami Google: korzystanie przez aplikację Dermes Hub z informacji otrzymanych z interfejsów API Google i ich przekazywanie do innych aplikacji jest zgodne z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika w usługach Google API (Google API Services User Data Policy), w tym z wymaganiami dotyczącymi ograniczonego użytkowania (Limited Use).

English summary – Dermes Hub and Google user data

Dermes Hub is an internal application of Dermes Sp. z o.o., used only by authorised, logged-in Dermes employees; it is not offered to shop customers or third parties.

Data accessed: with OAuth consent, the app reads (read-only) data from Google Ads accounts owned by Dermes via the Google Ads API (adwords scope: account and campaign IDs and names, daily impressions, clicks, cost, conversions, conversion value, billing totals) and aggregated traffic reports from Google Analytics (analytics.readonly scope). It does not access Gmail, contacts, files, calendar or Google profile data, does not access personal data of people who see our ads, and makes no changes to the Google accounts.

Use: advertising cost in our internal profit-and-loss report, campaign performance versus sales and product margin, and reconciliation with accounting records. Google user data is never sold and never used for advertising, profiling, credit assessment, or to train generalised AI/ML models.

Storage and protection: stored in the application database in the EU (Frankfurt) with no public access; OAuth tokens are kept as encrypted server-side secrets; all traffic uses HTTPS/TLS.

Sharing: Google user data is not shared with, sold or transferred to third parties, except infrastructure providers acting as our processors (Cloudflare, Supabase) and where required by law.

Retention and deletion: aggregated advertising statistics are kept for 5 years for accounting and tax purposes; OAuth tokens are deleted when access is revoked; data is deleted within 30 days on request to info@dermes.store unless the law requires otherwise. Access can be revoked at any time at myaccount.google.com/permissions.

Dermes Hub's use and transfer of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

6. Jak długo przechowujemy Twoje dane?

Zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania (RODO), przetwarzamy Twoje dane tylko przez czas niezbędny do realizacji celów:

Rodzaj danych	Okres przechowywania
Dane zamówień i faktury	5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (wymóg Ustawy o rachunkowości).
Konto Użytkownika	Do momentu usunięcia konta przez Użytkownika, a po usunięciu – przez okres przedawnienia roszczeń (zazwyczaj 3 lata).
Newsletter / SMS / Marketing	Do momentu wycofania zgody (wypisania się) lub wniesienia skutecznego sprzeciwu.
Korespondencja / Reklamacje	Przez czas trwania sprawy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń (zazwyczaj do 3 lat).
Opinie	Przez czas publikacji opinii lub do wycofania zgody na jej publikację.
Dane zamówień i analizy w aplikacji Dermes Hub (w tym źródło wizyty i statystyki kampanii)	Tak długo, jak dane zamówienia, którego dotyczą – nie dłużej niż 5 lat od końca roku, w którym złożono zamówienie – lub do skutecznego sprzeciwu.
Dane z usług Google (koszty i statystyki reklam)	5 lat od końca roku, którego dotyczą; token OAuth – do cofnięcia dostępu (punkt 5).
Konta pracowników w Dermes Hub	Do zakończenia współpracy; dzienniki dostępu – do 12 miesięcy.
Pliki Cookies (Analityka)	Do czasu usunięcia ich z przeglądarki lub wygaśnięcia (zgodnie z ustawieniami dostawcy, np. Google Analytics – max 14 miesięcy).

7. Odbiorcy danych

Twoje dane przekazujemy wyłącznie podmiotom wspierającym nas w prowadzeniu sklepu i aplikacji Dermes Hub (na podstawie umów powierzenia) lub podmiotom, którym musimy je przekazać z mocy prawa:

Platforma sklepu i obsługa zamówień: Shopify (platforma sklepu internetowego), BaseLinker (system obsługi zamówień).
Platformy sprzedażowe: Allegro, eMAG, Ceneo, Empik – w zakresie zamówień złożonych za ich pośrednictwem.
Firmy kurierskie i brokerzy: InPost, DPD i inni przewoźnicy wybrani przy zamówieniu.
Operatorzy płatności: Shopify Payments (karty, BLIK, Apple Pay, Google Pay), PayPal, Klarna.
Komunikacja marketingowa: Sender (newsletter e-mail), SMSAPI (wiadomości SMS).
Opinie: TrustMate (zbieranie i publikacja opinii).
Infrastruktura aplikacji Dermes Hub: Cloudflare (hosting aplikacji), Supabase (baza danych na serwerach w UE).
Biuro księgowe i dostawcy oprogramowania ERP.
Dostawcy narzędzi marketingowych i analitycznych (Google, Meta, Microsoft Clarity) – tylko w zakresie zanonimizowanym lub po wyrażeniu zgody na cookies.
Narzędzie do zarządzania zgodami: Pandectes (zapis Twoich ustawień cookies).
Organy publiczne (np. Krajowa Administracja Skarbowa, w tym KSeF) – gdy wymagają tego przepisy prawa.

8. Transfer danych poza EOG

Baza danych aplikacji Dermes Hub znajduje się w Unii Europejskiej. Współpracujemy jednak z dostawcami takimi jak Google, Meta (Facebook), Microsoft, Cloudflare, PayPal czy Shopify, którzy mogą przetwarzać dane na serwerach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (np. w USA lub Kanadzie). Transfer ten jest bezpieczny i odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym Data Privacy Framework) lub Standardowych Klauzul Umownych (SCC), co gwarantuje poziom ochrony zgodny z RODO.

9. Twoje prawa

Masz prawo do:

Dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia ("prawo do bycia zapomnianym") lub ograniczenia przetwarzania.
Przenoszenia danych do innego administratora.
Wycofania zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (np. link „wypisz się” w newsletterze, odpowiedź STOP na SMS).
Wniesienia sprzeciwu wobec profilowania: Masz prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu Twoich danych na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym profilowania).
Wniesienia sprzeciwu wobec analiz prowadzonych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, w tym w aplikacji Dermes Hub.
Cofnięcia dostępu aplikacji Dermes Hub do konta Google na stronie myaccount.google.com/permissions.
Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeśli uznasz, że naruszamy prawo.

Aby skorzystać z praw, napisz na info@dermes.store. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.

10. Pliki Cookies i Profilowanie

Nasz sklep wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) w celu zapewnienia poprawnego działania strony, a także – za Twoją zgodą – w celach analitycznych i marketingowych.

Profilowanie reklamowe: Korzystamy z systemów Google Ads i Meta Ads. Jeśli wyrazisz zgodę na cookies marketingowe, systemy te mogą automatycznie dopasowywać reklamy do Twoich zainteresowań (profilowanie). Decyzje te nie wywołują skutków prawnych, a jedynie wpływają na dobór wyświetlanych reklam.

Zarządzanie zgodą

Zgodę na cookies (poza niezbędnymi) możesz w każdej chwili wycofać lub zmienić, klikając w link „Ustawienia plików cookies” dostępny w stopce strony lub korzystając z ustawień swojej przeglądarki. Wycofanie zgody jest tak samo łatwe jak jej wyrażenie.

Używane narzędzia:

Niezbędne: Utrzymanie sesji, koszyk, zapis ustawień zgód (nie można wyłączyć).
Google Analytics 4 i Google Tag Manager: Analiza ruchu na stronie (anonimowa).
Microsoft Clarity: Analiza sposobu korzystania ze strony (mapy kliknięć, zanonimizowane odtworzenia sesji).
Google Ads / Meta Pixel: Marketing i remarketing.
Sender: Zapis do newslettera i przypomnienia o porzuconym koszyku.
TrustMate: Wyświetlanie opinii o sklepie i produktach.

Szczegóły dotyczące przetwarzania danych przez dostawców zewnętrznych znajdziesz w ich politykach prywatności:
Google Privacy | Meta Privacy | Microsoft Privacy | Shopify Privacy

11. Zmiany polityki i kontakt

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, używane narzędzia lub sposób przetwarzania danych. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a data jej obowiązywania podana jest na górze. W sprawach dotyczących danych osobowych – w tym danych przetwarzanych w aplikacji Dermes Hub i danych z usług Google – skontaktuj się z nami: info@dermes.store, Dermes Sp. z o.o., ul. Doktora Mieczysława Orłowicza 117, 58-309 Wałbrzych.

Poprzednia wersja polityki obowiązywała od 13.02.2025 r.

Kraj/region